Задача

Для проекта по переводу технической документации на оборудование для строительства ГРЭС требовалось перевести с английского языка на русский инструкции и чертежи по монтажу, пуску и эксплуатации оборудования, а также обеспечению контроля качества. Объем проекта составил порядка 64 000 страниц. Материалы для перевода, включая отсканированные копии документов на различных языках с присутствием рукописного текста, были предоставлены заказчиком в формате PDF. В этом же формате требовалось сдать переведенную документацию.

Решение

Документация для перевода представляла собой выгрузки из внутренней корпоративной системы заказчика: десятки тысяч папок с вложенными в них файлами. Обработка подобной структуры вручную трудозатратна и могла затянуть сдачу проекта и увеличить его итоговую стоимость. Для оптимизации обработки программисты «Неотэк» разработали приложение, которое структурировало документы в удобную для последующей обработки систему. Благодаря ему удалось упростить работу с входящими материалами и значительно сократить время ее выполнения.

Помимо перевода документации перед компанией стояла цель объединить готовые материалы в файлы PDF, последовательность которых была зашифрована кодами самих документов. Обработать все документы вручную для определения этой последовательности было невозможно. Тогда мы использовали еще одну собственную разработку — макрос, который автоматически нумеровал файлы в необходимом для последующего объединения порядке. Таким образом удалось оперативно выполнить объединение, значительно сократить расходы заказчика и минимизировать риск ошибок, неизбежных при обработке документов вручную.

Для своевременной реализации проекта требовалось обеспечить производительность не менее 4500 страниц в месяц и постоянно поддерживать такой темп. Для этого привлекли около 200 штатных и внештатных специалистов: менеджеров, переводчиков, редакторов, корректоров, верстальщиков и программистов.

Для обеспечения высокого качества работы помимо применения штатных средств были предприняты дополнительные меры:

• подготовка внутренних рабочих инструкций по проекту;
• двухэтапный отбор кандидатов для участия в проекте;
контроль качества работ сотрудников на всех этапах;
• онлайн-тестирование исполнителей для проверки знаний ключевых проектных требований;
• обсуждение всех вопросов и контроль выполнения задач на еженедельных конференц-коллах с заказчиком;
• разработка ПО специально под проект;
• создание интернет-форума для оперативного взаимодействия с проектной группой.

Итог

Благодаря оптимизации производственных процессов, слаженной работы всей команды и использования ПО собственной разработки компания смогла добиться средней производительности на уровне 5362 страниц в месяц, что превысило планируемый показатель на 19 %. Проект удалось закрыть досрочно — на полгода раньше.